ZAMAN TOPLANTI MASASINDA MI TÜKENİYOR?

Batman'da son dönemde dikkat çeken bir durum var. Hangi kuruma, günün hangi saatinde giderseniz gidin, kapıda aynı cümleyi duyma ihtimaliniz oldukça yüksek:

"Toplantıdalar."

Elbette kamu kurumlarında toplantılar yapılmalıdır. Planlama, koordinasyon ve değerlendirme olmadan sağlıklı bir yönetim anlayışı düşünülemez. Ancak toplantılar, hizmeti kolaylaştırmak için vardır. Hizmetin önüne geçmeye başladığında ise sorgulanması gereken bir tablo ortaya çıkar.

dünya genelinde yapılan araştırmalar da bu konuda önemli veriler sunuyor. Üst düzey yöneticiler haftalarının önemli bir bölümünü toplantılarda geçiriyor. Daha da dikkat çekici olan ise birçok yöneticinin katıldığı toplantıları verimsiz bulması. Gündemi net olmayan, uzayan ve somut karar üretmeyen toplantılar, zaman yönetiminin en büyük sorunlarından biri olarak gösteriliyor.

Batman'da da benzer bir manzarayla karşılaşmak mümkün.

Sabah erkenden işini halletmek isteyen vatandaş kuruma geliyor. Bekliyor. "Toplantı var" deniliyor. Bir süre sonra yeniden geliyor, cevap değişmiyor. Saatler ilerliyor, toplantı devam ediyor. Oysa o vatandaşın yetişmesi gereken başka bir kurumu, hastanesi, işi ya da şehir dışına dönüş planı var.

Burada eleştirilen toplantının kendisi değil, toplantının planlanma biçimidir.

Vatandaş yoğunluğunun en fazla olduğu saatlerde başlayan ve saatlerce süren toplantılar, ister istemez hizmet akışını yavaşlatıyor. Bekleyen dosyalar artıyor, koridorlar kalabalıklaşıyor, vatandaşın zamanı boşa harcanıyor.

Kamu kurumlarının temel görevi toplantı yapmak değil, vatandaşa etkin ve hızlı hizmet sunmaktır. Toplantılar bu amaca katkı sağladığı sürece değerlidir.

İyi hazırlanmış, gündemi önceden belirlenmiş, süresi planlanmış ve sonunda somut kararların alındığı toplantılar kurumsal başarı yı artırır. Fakat rutinleşen, uzayan ve hizmeti aksatan toplantılar zamanla çözümün değil, sorunun bir parçası haline gelir.

Unutulmamalıdır ki vatandaşın devlete olan güveni, çoğu zaman kurum kapısında başlar. Karşılaştığı ilk cümle sürekli "Toplantı var" olduğunda, bekleyen yalnızca bir dosya olmaz. Güven de beklemeye alınmış olur.

Belki de bundan sonraki toplantıların gündemine tek bir soru eklemek yeterlidir:

"Yaptığımız toplantılar hizmeti gerçekten kolaylaştırıyor mu, yoksa hizmetin önüne mi geçiyor?"

Bu soruya verilecek samimi cevap, belki de saatler süren toplantılardan çok daha değerli olacaktır.